Övriga frågor

Svar på övriga frågor

Fråga:
Ett tyskt företag med en anställd i Sverige har angivit lönen i euro enligt anställningsavtalet. Lönen i svenska kronor har hittills betalats ut enligt en beräknad kurs vid anställningstillfället, en kurs som euron aldrig varit upp i. Hur gör man?

Svar:
Även om det skapats en viss form av praxis i detta fall, så bör frågan tas upp med den anställde och regleras för fortsättningen. Inom sjöfarten har man skrivit ett kollektivavtal med en grekisk redare som agerar i Östersjön och där anges lönen i euro. I avtalet har man fixerat växelkursen mellan euro och den svenska kronan. Det finns en klausul som anger att avtalet kan omförhandlas om växelkursen avviker mer än fem procent mot den kurs som skrivits in i avtalet.

Ett annat sätt att lösa frågan är att låta kursen vara flytande varje månad och låta valutakursen på löneberäkningsdagen, vanligen några dagar innan utbetalningsdagen, vara gällande.

Fråga:
I förra numret av tidningen skrev ni att värderingen av en tjänstebil, som ska köpas ut av den anställde, kan göras utifrån Autodatas prognoslista. Hur får jag tag på den?

Svar:
Autodatas prislista för begagnade bilar kan beställas hos Motormännens Riksförbund. Gå in på www.motormannen.se. Prislistorna kan köpas utan att man måste vara medlem.

Fråga:
En anställd ska få köpa ut sin tidigare tjänstebil. Hur gör man för att få fram bilens värde?

Svar:
Skattepliktiga förmåner värderas normalt till marknadsvärdet. För vissa förmåner finns särskilda regler för schablonvärdering. Det gäller till exempel fri kost, fri bil och vissa reseförmåner. Huvudprincipen är att förmånen värderas till marknadsvärdet. Detta gäller också vid utköp av bil från arbetsgivaren. I inkomstskattelagen definieras marknadsvärdet som det pris som den anställde fått betala på orten om han själv skulle köpt motsvarande bil på öppna marknaden. Skatteverket har i en skrivelse redovisat sin syn på vad som är marknadsvärde vid utköp av bil från arbetsgivaren. Enligt Skatteverket kan Autodatas prognoslista, där bilhandlarnas genomsnittliga försäljningspris redovisas, vara en vägledning för att bestämma marknadsvärdet. Värderingsintyg från bilhandlare kan också vara godkänt om det inte avviker alltför mycket från Autodatas prognoslista.

Fråga:
Jag har hört talas om att högkostnadsskyddet för sjuklönekostnader kommer att försvinna i samband med att nya regler inför år 2005. Hur påverkar detta ersättningen för sjuklönekostnader under år 2004?

Svar:
Enligt de nya reglerna för år 2005 (beslutas om i december), kommer det nuvarande högkostnadsskyddet att avskaffas. Mindre företag ska emellertid återigen få möjlighet att teckna försäkring mot sjuklönekostnader. Det kommer att finnas ett tak för hur mycket arbetsgivaren ska behöva betala i sjukförsäkringsavgift. Ytterligare avgift tas inte ut om arbetsgivarens sammanlagda sjukförsäkringsavgift under ett år överstiger ett belopp som motsvarar fyra procent av de sammanlagda lönekostnaderna. Det högkostnadsskydd för sjuklön som började gälla den 1 mars 2004 upphör i samband med årsskiftet. Ansökan om ersättning för år 2004 ska vara inlämnad senast den 31 mars 2005.

Fråga:
Hur räknar man ut en persons marginalskatt?

Svar:
Marginalskatt är enkelt uttryckt skatten på den sista intjänande hundra- eller tusenlappen. Exempel:

Månadslön 25 000 kronor

Skatt enligt tabell 8 180 kronor

En löneökning med 1 000 kronor ger en ny månadslön på 26 000 kronor, vilket resulterar i en skatt på 8 708 kronor. Marginalskatten blir 52,8 % (8 708 – 8 180 = 528 kronor, vilket är skatten på den sista tusenlappen). Observera att detta inte är detsamma som den skatt i procent som betalas på hela inkomsten. Enligt exemplet betalar man 33,5 % i preliminär skatt (8 708 kronor i skatt på beloppet 26 000 kronor).

Fråga:
Vi ska ta fram en ny lönemodell med individuella löner för kollektivanställda och vill börja arbetet genom att ta fram en lönepolicy. Finns det färdiga mallar/policys som man kan använda sig av?

Svar:
En lönepolicy är unik för varje företag och visar på vilka grundläggande värderingar som styr lönebildningen i det aktuella företaget. Det är viktigt att kunna precisera vad som värderas när man sätter lön. Det ger bättre möjligheter för cheferna i deras lönesättande arbete och de anställda får en större förståelse för vad som värderas vid lönesättningen. Kerstin Björk Östlund som är lönebildningskonsult vid ALMEGA har tidigare i en artikel (Nr 2/2002) beskrivit en arbetsmodell för att ta fram en lönepolicy där man utgår från affärsidén.

1. Affärs- eller verksamhetsidé
2. Framgångsfaktorer
3. Krav på medarbetare
4. Lönekriterier
5. Lön

Övriga frågor

Fråga:
Jag har hört talas om att det finns ett högkostnadsskydd för sjuklönekostnader. Vilka regler gäller?

Svar:
Ett högkostnadsskydd för sjuklön började gälla den 1 mars 2004 och grundar sig på arbetsgivarnas utökade sjuklöneansvar till tre veckor. Enligt högkostnadsskyddet kan arbetsgivare retroaktivt få tillbaka delar av de sjuklönekostnader man haft sedan juli 2003. För att arbetsgivaren ska ha rätt till ersättning måste två villkor vara uppfyllda:

Lönekostnaden får inte överstiga 160 prisbasbelopp, vilket motsvarar 6,2 miljoner kronor år 2003 och knappt 6,3 miljoner kronor år 2004.

Företagets sjuklönekostnader måste överstiga den så kallade självrisken, som för år 2003 motsvarar 1,35 procent av företagets lönekostnader.

Ersättningsnivån utgör 100, 75 eller 50 procent av de sjuklönekostnader som överstiger självrisken. Mer information och blankett för ansökan finns på www.fk.se

Fråga:
Vad gäller angående övertid som arbetas in under samma dag, både i början och slutet av arbets-dagen, skall den summeras? Vi har diskuterat frågan och i avtalet står det ”övertidsbetalning utgår
endast för fullgjorda halvtimmar”.

Svar:
Vid beräkning av övertid ersätts endast fulla halvtimmar enligt privattjänstemannaavtalet. Som en komplettering till avtalstexten nämns i kommentarerna, att om övertidsarbete utförts både före och efter den ordinarie arbetstiden under den speciella dagen, så ska de båda övertidsperioderna sammanräknas.

Fråga:
Vi har nu färdigställt vår jämställdhetsplan för år 2004. Ska planen alltid gälla för ett kalenderår och ska den skickas till JämO?

Svar:
Jämställdhetsplan ska göras senast ett år efter att den förra planen upprättades. När under året planen ska börja och sluta avgör arbetsgivaren. Det finns inte heller något allmänt krav om att sända jämställdhetsplaner till JämO. Det ska man bara göra om JämO begär in planen eller om man själv undrar om den uppfyller lagens krav och behöver rådgivning. JämO brukar varje år välja ut arbetsgivare i olika branscher och geografiska områden och be dem sända in sin jämställdhetsplan för granskning. Granskningar kan också ske om JämO får en anmälan mot en arbetsgivare.

Fråga:
Vilken kurs ska användas vid beräkning av arbetsgivaravgift och skatteavdrag om lön till en anställd betalas ut i euro?

Svar:
Det är kursen den dag lönen utbetalas som ska användas. Samma belopp ska användas för redovisning av arbetsgivaravgifter i skattedeklarationen och på kontrolluppgiften. Problem kan uppkomma när det gäller avdraget för preliminär skatt. Skatteavdraget måste ju av praktiska skäl beräknas före utbetalningsdagen. Det innebär att skatteavdraget beräknas på ett lönebelopp som räknas om efter den kurs som gäller den dag löneredovisningen görs, det vill säga några dagar före löneutbetalningen. Det kan leda till att skatteavdraget i vissa fall kan bli för högt eller för lågt. Detta får dock accepteras eftersom det är fråga om en preliminär skatt.

Fråga:
Vi är mycket väl medvetna om att 180 dagar av en sjukperiod är semesterlönegrundande. Men nu börjar det komma olika former av ersättningar, som till exempel rehabiliteringsersättning. Påverkar ersättningsformerna på något sätt de 180 dagarna?

Svar:
Nej, ersättningsformerna från försäkringskassan påverkar inte hur många dagar som är semesterlönegrundande. Rehabiliteringstiden är en del av den totala sjukfrånvaron och det är fortfarande 180
dagar som är semesterlönegrundande om det inte handlar om en arbetsskada. Vid arbetsskada gäller inte begränsningen 180 dagar.

Fråga:
Vad gäller avseende läkarintyg vid sjukdom? Vi har begärt in sjukintyg för en anställd som varit sjuk längre än tio dagar och han vägrar att lämna ett sådant.

Svar:
Sjukanmälan ska göras snarast möjligt, vilket oftast innebär första dagen man är borta från sin arbetsplats. Blir sjukperioden längre än sju dagar måste arbetstagaren lämna sjukintyg för att få rätt till sjuklön. I de flesta kollektivavtal finns inskrivet möjligheten för arbetsgivaren att kräva in sjukintyg tidigare än sjunde dagen.

Fråga:
En anställd skadade sig lindrigt i arbetet och behövde inte uppsöka läkare. Ska olyckshändelsen anmälas någonstans?

Svar:
Ja, en arbetsskada ska anmälas till Försäkringskassan. Arbetsgivaren och skyddsombudet ska gemensamt skriva under ”Anmälan arbetsskada”. Finns avtalsförsäkringar på arbetsplatsen ska anmälan om arbetsskada även göras enligt respektive ansvisningar.

Fråga:
Vad menas med ”tvungen kvittning”?

Svar:
När en arbetsgivare gör avdrag på en arbetstagares innestående lön kallas detta för kvittning. Då den anställde medger att kvittning får göras kallas detta ”frivillig kvittning”. I vissa sammanhang kan arbetsgivaren göra kvittning av en skuld utan att den anställde samtycker, detta kallas för ”tvungen kvittning”. Denna form av kvittning görs endast i undantagsfall och kan vara aktuell i följande situationer:

. kvittningsavtal med den anställde
. uppsåtlig skada
. misstag vid löneutbetalning
. kvittningsrätt i kollektivavtal

Avseende misstag vid löneutbetalning så gäller tvungen kvittning om den anställde haft full insikt om misstaget och att man inte kan hänvisa till att pengarna mottagits i ”god tro”.

Fråga:
När är man som arbetsgivare skyldig att genomföra ett rehabiliteringsprogram för en anställd som är sjukskriven på heltid eller deltid? Senaste information jag har är fyra veckor, är det fortfarande det som gäller?

Svar:
Arbetsgivaren ska göra en rehabiliteringsutredning när arbetstagaren varit helt eller delvis sjukskriven mer än fyra veckor i följd eller har haft fler än sex korttidssjukskrivningar under ett år. Rehabiliteringsutredningen skall lämnas till Försäkringskassan inom åtta veckor efter insjuknandet. Vid upprepad korttidsfrånvaro skall utredningen lämnas inom åtta veckor från dagen för den senaste sjukanmälningen.

Fråga:
Vi har planer på att förkorta arbetstiden på prov för våra anställda från åtta till sex timmar per dag. Kan vi göra så även om vi har kollektivavtal?

Svar:
Det är lag och avtal som styr förhållandena på arbetsmarknaden, men så länge det ni erbjuder inte är sämre utan till och med bättre än vad ovannämnda regler anger så kan ni mycket väl göra denna förändring.

Fråga:
På grund av snöoväder kom flera anställda fyra timmar för sent till arbetet en dag. Har de rätt till lön för den tiden?

Svar:
Nej, rätt till lön förutsätter att personerna har arbetat, det blir därför löneavdrag för de fyra timmarna. Eftersom det finns ett acceptabelt skäl till frånvaron, kan kanske de anställda arbeta in timmarna i efterhand eller använda sig av innestående kompensationstimmar om sådana finns.

Fråga:
Jag har en anställd som har glasögon. Vilka skyldigheter har jag som arbetsgivare när han behöver nya glasögon?

Svar:
Enligt Arbetarskyddsstyrelsens föreskrifter om arbete vid bildskärm (AFS 1998:5) har arbetstagaren rätt till särskilda glasögon som är utprovade för arbetet, om synundersökning visar att sådana glasögon behövs och att glasögon för normalt bruk inte kan användas. I övrigt har arbetsgivaren ingen skyldighet att bekosta inköp av glasögon.

Fråga:
Har arbetsgivaren rätt att innehålla slutlönen för en tidigare anställd som inte fullgjort de arbetsuppgifter som ålagts honom?

Svar:
Nej, arbetsgivaren har inte rätt att innehålla lönen. I detta fallet handlar det snarast om att arbetsledaren borde sett till att arbetsuppgifterna blev utförda på det sätt man kommit överens om.

Fråga:
Vi har en anställd som sagt upp sig och som har en oreglerad skuld till företaget. Kan vi reglera denna skuld, som avser ett personalinköp, i samband med slutlönen?

Svar:
Enligt kvittningslagen finns en huvudregel som anger att arbetsgivaren inte får kvitta sin fordran utan arbetstagarens medgivande. I detta fallet borde ni komma överens med den anställde innan han slutar om hur ni ska reglera skulden.

Fråga:
Vi är ett nystartat företag som kommer att anställa en person som fyller 58 år. Han har ställt frågor om sin pension. Hur ska vi säkra hans framtida pension, eftersom vi inte har något kollektivavtal?

Svar:
Den allmänna pensionen är inkomstbaserad och påverkas bara av inkomstens storlek, inte av var personen arbetar. Eftersom ni saknar kollektivavtal, får personen ingen tjänstepension automatiskt. Antingen så tecknar ni ett hängavtal eller så kan ni teckna en frivillig pensionsförsäkring för den anställde.

Fråga:
Är en arbetstagare skyldig att återbetala lön som av misstag utbetalats?

Svar:
Huvudregeln är att sådan återbetalningsskyldighet gäller. Har arbetstagaren tagit emot och förbrukat det felaktiga beloppet i god tro bortfaller återbetalningsskyldigheten. Att arbetstagaren är i god tro innebär att han varken insett eller bort inse misstaget.

Fråga:
Finns det någon beloppsmässig gräns för hur stort flyttningsbidrag en arbetsgivare kan betala ut?

Svar:
Flyttningskostnaderna omfattar utgifter för till exempel emballering, packning, transport och uppackning. Kostnaderna inkluderar även utgifter som förekommit för transport av den anställde och familjen till den nya bostadsorten. Avseende dessa kostnader finns ingen beloppsmässig gräns.

Fråga:
Vi har en nyanställd som i sin tidigare anställning har en ”tiotaggarlösning”. Nu vill han istället välja traditionell ITP. Kan han göra denna förändrade pensionslösning?

Svar:
”Tiotaggare” betyder att den som tjänar minst tio basbelopp har en möjlighet att välja en annan pensionslösning än ITP för de lönedelar som överstiger 7,5 basbelopp. En anställd som en gång valt en annan pensionslösning än ITP kan inte ångra sig och därefter återgå till traditionell ITP. Däremot kan man återgå till ITP när man byter anställning. I det aktuella fallet går det alltså bra att lämna sin ”tiotaggarlösning”.

Fråga:
När en anställd lämnar företaget så brukar man skriva ett betyg. Men vilken skillnad är det mellan betyg och intyg? Måste man skriva betyg?

Svar:
I ett intyg bekräftar man att den anställde arbetat i företaget, men intyget innehåller ingen värdering. Ett intyg ska innehålla:

personuppgifter

anställningstid

tjänstgöringsgrad (heltid, deltid)

befattning/arbetsuppgifter

Betyget innehåller förutom de uppgifter som finns i intyget även värdeomdömen om den anställde, betyget beskriver hur den anställde utfört sina arbetsuppgifter. I många kollektivavtal finns det bestämmelser om att den anställde har rätt att kräva betyg. Finns inte det brukar det ofta användas en ettårsgräns. Har man varit anställd kortare tid än ett år, kan det vara svårt att lämna ett värdeomdöme om den anställde och då skrivs ett intyg istället för betyg.

Fråga:
Vårt företag har funnits i 15 år och nu håller vi på att titta igenom vår arkivering av personal- och löneuppgifter. Hur länge ska man spara denna typ av uppgifter?

Svar:
Enligt bokföringslagen ska räkenskapsmaterial sparas i tio år. Ni bör gå igenom detta tillsammans med företagets revisorer för att bestämma vad som kan hänföras till ”räkenskapsmaterial” i ert fall.

Fråga:
Vi har en tillfälligt anställd som inte har ett eget bankkonto utan han har angivit sin frus kontonummer för löneutbetalningen. Finns det några juridiska problem om vi sätter in pengarna på fruns konto?

Svar:
Det är fullt möjligt att låta lönen gå in på fruns konto, det är han själv som bestämmer detta. Det är kanske viktigare för honom själv att de har gemensam disposition på innestående medel.

Fråga:
Flera av våra anställda reser mycket i tjänsten och vi tänker teckna en reseförsäkring för dessa personer. Måste denna försäkring omfatta alla anställda för att den ska vara skattefri?

Svar:
Nej, denna form av försäkring är skattefri och den behöver inte omfatta all personal.

Fråga:
Vi är ett privat konsultföretag som inte har tecknat någon kollektivavtal eller hängavtal. Finns det möjlighet för oss att ändå teckna avtalsförsäkringar
för våra anställda?

Svar:
Ja, det går bra att teckna motsvarande avtalsförsäkringar direkt via FORA och Alecta.

Fråga:
Vad innebär ”särskilt högriskskydd” i samband med sjukfrånvaro?

Svar:
Om den anställde har en medicinskt väl dokumenterad sjukdom som gör att han ofta måste vara borta från arbetet kan han få sjukpenning med 80 procent redan från första sjukdagen. Med ofta menas att antalet sjukdomsfall under ett år bedöms bli fler än tio. Det är den anställde som ansöker om särskilt högriskskydd hos Försäkringskassan. Om ansökan beviljas får arbetsgivaren ersättning hos Försäkringskassan.

Fråga:
Finns det någon lägsta nivå för ackordslöner?

Svar:
Om företaget har kollektivavtal så kan det finnas ett ackordsavtal knutet till detta. Om ett ackordsavtal inte finns i kollektivavtalet, så är det avtalets minimi-lön som gäller som lägsta gräns. Har man inget kollektivavtal eller hängavtal, så blir det ett personligt avtal mellan företaget och den anställde som gäller.

Fråga:
En tjänsteman vid vårt företag har gjort sig illa på arbetet och blivit sjukskriven. Gäller karensdagen även vid arbetsskada? Om så är fallet, hur ersätts inkomstbortfallet?

Svar:
Karensdagen gäller även vid arbetsskada. TFA, Trygghetsförsäkring vid arbetsskada, omfattar både tjänstemän och kollektivanställda. Försäkringsvillkoren har ändrats för olycksfall i arbetet och gäller olyckor som inträffat 1 maj 2001 eller senare. Försäkringen ersätter numera förlorad inkomst under sjukskrivningstiden under förutsättning att sjukskrivningen varat minst 15 dagar. Ersättningen täcker i allmänhet hela inkomstförlusten.

Fråga:
Vi ska precis påbörja vårt arbete med översyn av lönerna enligt jämställdhetslagen. Är det rätt att de fackliga representanterna har rätt att få information om de anställdas löner?

Svar:
Ja, det är alldeles rätt. Det är meningen att arbetsgivaren och arbetstagarorganisationerna ska kunna samverka vid framtagandet av handlingsplan för jämställda löner. Det är viktigt att framhålla att tystnadsplikt gäller för information om lön eller andra förhållanden avseende enskilda arbetstagare.

Fråga:
Jag ska betala ut semesterersättning till en anställd. Fackavgiften blir ju väldigt hög om jag ska räkna in semesterersättningen också. Finns det något tak på fackavgiften till Metall?

Svar:
Nej, enligt Metall finns inget tak på avgiften, utan du gör procentuella beräkningen på den totala bruttolönen

Fråga:
I vårt företag har vi erbjudit lånedatorer till våra anställda med bruttolöneavdrag. På vilken lön beräknar man övertidsersättning?

Svar:
Det finns ingen lag eller överenskommelse som reglerar denna fråga. Inom SAF-förbunden har man rekommenderat att övertidsersättning och andra tillägg beräknas på lönen efter bruttolöneavdraget. Däremot ska lönen innan avdrag för datorlån vara underlag för lönerevision.

Fråga:
Fackklubben på vårt företag har framfört att vi betalat ut felaktig sjuklön till en anställd. Vi anser att uträkningen är rätt, hur ska vi agera?

Svar:
Finns det kollektivavtal på arbetsplatsen måste arbetsgivaren omedelbart begära förhandling för att inte riskera att få betala vad fackklubben yrkat.