Frågor om resor och traktamenten

Resor och traktamenten – frågor och svar

Fråga:
Vi diskuterar internt möjligheten att höja beloppen för traktamente vid tjänsteresor. Heldagstraktamentet skulle ge 300 kronor och 150 kronor som halvdagstraktamente. Vilka skattemässiga konsekvenser får detta?

Svar:
Det är helt upp till arbetsgivaren att avgöra vilka traktamenten som ska betalas ut vid tjänsteresor. För att ersättningen ska betraktas som skattefri för den anställde måste emellertid arbetsgivaren följa de schablonbelopp Skatteverket anger.

De skattefria inrikestraktamentena för år 2005 är 200 kronor för heldagstraktamente och 100 kronor för halv dag. Ökar man beloppen som ni funderar över, så kommer mellanskillnaden att betraktas som lön och beskattas därmed.

Uträkning:
Arbetsgivarens heldagstraktamente (300 kr) ./. skattefritt traktamentet
(200 kr) = 100 kr som skattepliktig ersättning.

Resor och traktamente

Fråga:
Den skattefria milersättningen höjs ju vid årsskiftet till 17 kronor. På januarilönen kommer för vår del både körda mil för december och januari. Ska jag använda olika belopp för den skattefria milersättningen beroende på när milen är körda eller gäller samma ersättning för alla mil som betalas ut i januarilönen?

Svar:
Den skattefria milersättningen blir olika beroende på när milen körts. Det innebär att du ska använda 16 kronor per mil för resor under december 2004 och 17 kr gäller först på de mil som körts sedan 1 januari 2005.

Fråga:
Vad gäller för restidsersättning under helg? Vi omfattas av det privata tjänstemannaavtalet.

Svar:
Restidsersättning är en ersättning som utbetalas vid resa i tjänsten som infaller utanför ordinarie arbetstid. Anställda med rätt till övertidsersättning har också rätt till restidsersättning, med vissa undantag. Reglerna, som inte finns reglerade i lag utan endast i kollektivavtal, omfattar endast resa i Sverige. Har arbetsgivaren bekostat sovplats på t ex tåget skall tiden mellan klockan 22-08 inte medräknas. Resan beräknas påbörjad och avslutad på samma sätt som vid beräkning av traktamenten. Det finns undantag då restidsersättning inte utbetalas:

arbetsgivaren och tjänstemannen har kommit överens om att ersättningen
ska ingå i lönen.

tjänstemannen har en befattning som normalt innebär tjänsteresor
av betydande omfattning.

tjänstemannen har förhandlat bort sin övertidsersättning mot längre
semester och undantas från reglerna om restidsersättning.

Observera att reglerna kan variera beroende på kollektivavtal eller enskilda avtal.

Fråga:
Vi har en VD för ett av företagen som nästan bara åker på dagslånga kundbesök och då oftast från morgon till kväll. Hur ska man ersätta när han stannar och äter lunch eller
dricker kaffe?

Svar:
Endagsförrättningar ger inte rätt till skattefria traktamenten. Det krävs minst en övernattning för att skattefria traktamenten ska kunna betalas ut. Om arbetsgivaren ändå betalar ut ersättning eller traktamente betraktas beloppet som lön och arbetsgivaravgift ska dessutom betalas på beloppet.

Om VDn äter lunch på företagets bekostnad ska han förmånsbeskattas med 62 kronor enligt nuvarande belopp. Det finns inga liknande belopp för fika, utan då ska utlägget beskattas precis som lön. Skulle han vid något tillfälle bjuda med en kund på lunch, betraktas detta som representation och han beskattas inte.

Fråga:
Under februari var fem anställda iväg på en mässa i Stockholm som innebar övernattning. Under dessa dagar fick de all mat betald av företaget och de bodde hos bekanta. Hur stor ersättning har de rätt till?

Svar:
Skattefritt inrikes heldagstraktamente utgör 200 kronor, men reduceras med 180 kronor eftersom de anställda på företagets bekostnad, hade tillgång till frukost, lunch och middag. Dessutom har de rätt till ett nattraktamente som är 100 kronor per natt.

Fråga:
En anställd har arbetat med traktamente på annan ort under ett år. Detta kommer att fortsätta under det första halvåret 2004. Ska traktamentet betalas ut ograverat även i fortsättningen?

Svar:
Nej, de skattefria traktamenten ska reduceras efter tre månaders tjänstgöring på samma arbetsort. Om arbetsorten förändras omfattas den anställde inte av tremånadersregeln. Skattefria traktamenten för heldag med övernattning är 200 kronor per dag, efter tre månader är traktamentet 140 kronor enligt 2004 års nivå. Tremånadersgränsen tar inte hänsyn till lördag/söndag då den anställde kanske väljer att åka hem, utan tiden gäller från till exempel den 1 januari till den 1 april.

Fråga:
När våra anställda använder sina egna bilar i tjänsten betalar vi 30 kronor per mil i bilkostnadsersättning. Vad gäller avseende beskattning av detta belopp inför år 2004.

Svar:
Den skattefria milersättningen är liksom förra året 16 kronor per mil. Det betyder att mellanskillnaden på 14 kronor (30 kronor – 16 kronor) ska beskattas som lön.

Fråga:
Om en anställd åker till en leverantör direkt på morgonen, ska detta då betraktas som en tjänsteresa? I vanliga fall har han längre resa mellan bostaden och arbetsplatsen.

Svar:
Resan ska betraktas som en tjänsteresa. Det gäller både resan till leverantören och sedan därifrån till arbetsplatsen. En tjänsteresa kan alltså påbörjas antingen vid bostaden eller arbetsplatsen. Arbetsgivaren kan betala ut en skattefri milersättning på 16 kronor per mil eftersom den anställde inte har tjänstebil. Överstiger ersättningen nämnda belopp jämställs den överskjutande delen
med lön och beskattas därmed.

Fråga:
Kan man betala nattraktamentevid tjänsteresa utomlands? En anställd valde att bo hos en släkting under en resa till Italien.

Svar:
Det vanligaste är att arbetsgivaren betalar hotellkostnaden vid en tjänsteresa utomlands. Om den anställde ordnar sin övernattning själv, kan arbetsgivaren betala ut ett skattefritt nattraktamente med ett halvt normalbelopp för det land där den anställde varit på tjänsteresa. Eftersom resan gick till Italien är det 50 procent av normalbeloppet 454 kronor som gäller. Väljer arbetsgivaren att betala ut ett högre belopp , kommer mellanskillnaden att betraktas som lön.

Fråga:
Inom vårt företag betalar vi de faktiska kostnader som anställda haft under en tjänsteresa. Det innebär att vi inte betalar några traktamenten. Ska den anställde beskattas i detta sammanhang? Är det någon skillnad om den anställde haft extern representation under tjänsteresan?

Svar:
Om arbetsgivaren betalat den anställdes måltider under tjänsteresan gäller reglerna om kostförmån. Lunch och middag har ett förmånsvärde på 60 kronor. Hotellfrukosten förmånsbeskattas inte om den ingått i logikostnaden. Har måltiden intagits vid en intern eller extern representation, så uppkommer ingen kostförmån och därmed ingen beskattning av den anställde.

Fråga:
Under en period har vi arbetat mycket övertid på kvällstid. Vi vill inte att våra anställda ska ta sig hem själva nattetid utan har ersatt dem för taxiresor hem, som sedan taxiföretaget fakturerat oss. Hur betraktas dessa taxiresor ur skatteteknisk synvinkel?

Svar:
En fri resa mellan arbete och bostad är skattepliktig för den anställde och jämställs med lön oavsett hur eller när resan genomförts. Det har alltså ingen betydelse att resan var av engångskaraktär eller att de anställda arbetat övertid. Den anställde ska betala skatt för förmånen och arbetsgivaren betalar arbetsgivaravgift.

Fråga:
En av våra anställda har varit på tjänsteresa utomlands. Tjänsteresan avslutades mitt i natten klockan 03.00. Har han rätt till nattraktamente?

Svar:
Med natt menas normalt tiden mellan klockan 00.00 – 06.00. RSV har emellertid uttalat att om en tjänsteresa har varit förenad med minst en hel övernattning kan ett helt nattraktamente betalas ut skattefritt för hemresenatten om resan har avslutats tidigast klockan 04.30. Det innebär att något nattraktamente inte kan betalas ut i detta fallet och halva nattraktamenten förekommer inte.

Fråga:
Vi har en anställd som arbetar på annan ort. Vi har ordnat övernattning på vandrarhem och han får traktamente för de dagarna. Nu undrar jag vad som gäller om han inte vill övernatta på vandrarhem utan ordnar övernattning hos en släkting som bor på orten?

Svar:
Om ni använder er av normalbeloppen så kan ni ersätta honom med 95 kronor per natt när han inte övernattar på vandrarhemmet. Utgår från att kostnaden för vandrarhemmet är högre än 95 kronor per natt. Han kommer inte att beskattas för nattraktamentet.

Fråga:
Vilket traktamente kan vi betala till vår säljare som reser till London under en dag, från tidig morgon till sen kväll?

Svar:
För att ett skattefritt traktamente ska kunna betalas ut krävs att tjänste-resan varit förenad med minst en övernattning. Det innebär därmed att tjänsteresor till utlandet som påbörjas och avslutas samma dag inte ger rätt till något skattefritt traktamente.

Fråga:
I samband med traktamente pratar man ofta om tjänsteställe. Men vad är tjänsteställe för en person som är säljare och oftast arbetar ”på resande fot”?

Svar:
Tjänstestället är den plats där den anställde arbetar största delen av dagen. Säljaren, som i detta fallet arbetar ute på fältet, har sitt tjänsteställe i bostaden.

Fråga:
En anställd har ett fast belopp per månad som milersättning. Hur gör man avseende beskattning?

Svar:
Systemet med fast milersättning fungerar inte på samma sätt som det gjorde förr, eftersom det finns en gräns för hur stor del av milersättningen som är skattefri respektive skattepliktig. Om ni använder fast milersättning, så måste den anställde redovisa antalet körda mil i efterhand. Detta kan göras via en körjournal. Om den fasta milersättningen är 1 000 kronor per månad och den anställde kört 50 mil i tjänsten under en aktuell månad, blir underlaget för beskattning på följande sätt: 1.000 – (50 mil x 16 kronor) = 200 kronor (betraktas som lön)

Fråga:
Vad innebär det att ”resa på räkning”?

Svar:
Istället för att betala ut traktamente kan arbetsgivaren stå för de faktiska kostnader som uppkommit under en tjänsteresa. Detta kan ske bland annat genom att den anställde betalar med arbetsgivarens kontokort eller att utgifterna faktureras till arbetsgivaren.

Fråga:
Under en tjänsteresa passerade den anställde flera länder under samma dag. Hur beräknar man då traktamentena?

Svar:
För dagar då den anställde varit i flera olika länder, gäller normalbeloppet för det land där den största delen av dagen (mellan klockan 06.00-24.00) tillbringats under tjänsteresan. Restid med båt eller flyg ska inte medräknas, däremot restid med andra färdmedel.

Fråga:
Vid körning med egen bil i tjänsten kan arbetsgivaren betala ut en skattefri ersättning med 16 kronor per mil. Vad gäller om den anställde lånat en bil för tjänstekörningen?

Svar:
Milersättningen på 16 kronor kan betalas ut även till den som lånat en bil. Begreppet ”egen bil” får närmast uppfattas som en avgränsning till vad som gäller vid ”förmånsbil”.

Fråga:
En anställd tar på kvällen taxi från den normala arbetsplatsen till en restaurang för att representera. Senare på kvällen tar den anställde taxi från restaurangen till bostaden. Utlöser någon av dessa taxiresor förmånsbeskattning eller kan de ses som ett led i en tjänsteförrättning?

Svar:
Fri taxiresa i samband med representationsuppdrag (extern representation) får enligt Riksskatteverkets uppfattning ses som en resa i tjänsten och förmånsbeskattning skall inte ske. Det saknar betydelse om resan efter representationsuppdragets slut avslutas vid arbetsplatsen eller bostaden.

Fråga:
Våra anställda använder egen bil i tjänsten och vi ersätter dem med 30 kronor per mil. Det har kommit upp en diskussion om hur stor del av ersättningen som ska beskattas. Jag anser att det ska vara skillnaden mellan 16 och 30 kronor.

Svar:
Du har alldeles rätt. Bilkostnadsersättning som överstiger 16 kronor/mil ska beskattas som lön. Det blir därmed 14 kronor per mil (30-16) som ska ingå i underlaget för skatteavdrag och sociala avgifter.

Fråga:
En anställd har varit iväg på en konferens under tre dagar i Stockholm. Med hur mycket ska ett inrikes traktamente reduceras när den anställde bjuds på frukost, lunch och middag?

Svar:
Traktamentet för en heldag utgör 190 kronor och beloppet reduceras med 170 kronor enligt exemplet.

Fråga:
En säljare kommer att stationeras under fyra månader på två olika orter i Sverige. Kommer tremånadersregeln att innebära att traktamentet ska reduceras?

Svar:
Om säljaren arbetar på en och samma ort utanför den ordinarie verksamhetsorten under längre tid än tre månader, så skall det skattefria traktamentet reduceras med 70 procent, eller från 190 kronor till 133 kronor per dag. Byter man stationeringsort, så räknas varje ort för sig. Det innebär att en person som hela tiden arbetar mot olika orter troligen inte kommer att beröras av tremånadersregeln.

Fråga:
Vad gäller avseende skattepliktig kostförmån vid flygresa?

Svar:
Fri kost är enligt huvudregeln att betrakta som en skattepliktig förmån. Det finns däremot undantag mot denna regel. Måltider som ingår i en resas pris ska däremot inte betraktas som skattepliktiga och de ska inte heller reducera traktamentet.

Fråga:
Kan företaget betala ut ett högre dagstraktamente för ett visst land än vad som anges i normalbeloppen? Vad kan detta få för skattemässiga konsekvenser?

Svar:
Det är företaget själv som avgör hur höga traktamentsbelopp man vill betala ut, detta är inte reglerat i lag eller avtal. Normalbeloppen används ur skattesynvinkel, väljer företaget att betala ut ett högre normalbelopp än vad som angivits från RSV, så betraktas mellanskillnaden som lön.

Fråga:
Vår rekryterare åkte till Frankfurt för att hålla en intervju. Han reste klockan 07.00 och kom hem klockan 21.00. Har han rätt till en skattefritt utlandstraktamente?

Svar:
Nej, han har inte rätt till detta eftersom tjänsteresan i detta fallet betraktas som en endagsförrättning. För att få ett skattefritt traktamente skulle han uppfyllt villkoret att resan även omfattat tiden mellan 00.00 – 06.00, alltså en övernattning.

Fråga:
Vårt huvudkontor ligger i Stockholm och en av våra anställda är stationerad i Sundsvall. Har den anställde rätt till traktamente, han bor i Stockholm?

Svar:
Tjänstestället är den plats där den anställde utför huvuddelen av sitt arbete. Om arbetsplatsen i Sundsvall betraktas som en tillfällig arbetsplats och Stockholm är ordinarie plats, så har den anställde rätt till ersättning för resor och traktamenten när han arbetar i Sundsvall. Är tjänstestället i Sundsvall, då blir resan mellan Stockholm och Sundsvall en vanlig arbetsresa och eventuell ersättning från arbetsgivaren betraktas som lön.

Fråga:
Vilken ersättning betalar man till en anställd som ordnar eget boende under en veckas utlandstjänstgöring?

Svar:
Det maximala skattefria natt-traktamentet kan uppgå till ett halvt normalbelopp för det land där den anställde haft sin utlandsresa.

Fråga:
Vi diskuterar möjligheten till skattefria endagstraktamenten i vårt företag. Vad är det för regler som gäller?

Svar:
Skattefria traktamenten gäller endast tjänsteresa utanför verksamhetsorten som är förenad med övernattning. Det innebär alltså att tjänsteresor som påbörjas och avslutas samma dag inte ger rätt till ett skattefritt traktamente.

Fråga:
Från och med årsskiftet gäller nya belopp avseende milersättning. En av våra anställda har under januari kommit in med redovisning av körda mil för både november och december förra året. Vilket belopp gäller?

Svar:
Det är alldeles rätt att den skattefria milersättningen höjts till 16 kronor per mil från och med 1 januari. Men eftersom den anställde redovisat körda mil från förra året, så är det 15 kronor per mil som gäller.

Fråga:
Vi har en anställd som bor i Skutskär och som till 90 % av sin arbetstid är ”ute på fältet”. Ungefär en gång per månad kommer han till vårt kontor som ligger i Mölndal. Blir hotellkostnaden en personlig kostnad för honom?

Svar:
Det beror på vad ni kommit överens om. Är den anställde stationerad i sin bostad eller från kontoret? Det brukar man oftast skriva in i anställningsavtalet, i detta fallet är han troligen stationerad i bostaden eftersom han reser så mycket. Om mitt antagande stämmer så blir kontorsbesöket en resa i tjänsten och han borde därmed få kostnaden ersatt av företaget.

Fråga:
Ska det vara svenskt eller utländskt traktamente avseende avresedagen? En anställd lämnade sin bostad klockan 08.00 och flyget till USA avgick klockan 13.00. Planet landande klockan 15.00 lokal tid i New York.

Svar:
Tidsförskjutningen mellan dessa länder är sex timmar. Restiden i Sverige är fem timmar och i USA nio timmar (mellan klockan 15.00-24.00). Eftersom tjänsteresan startade innan klockan 12.00 är det ett helt amerikanskt traktamente som ska betalas ut.

Fråga:
Finns det någonstans sagt hur en kostnadsfördelning ska se ut om en anställd som befinner sig på inrikes tjänsteresa medhar sin fru som ressällskap och de tillsammans har ett dubbelrum? Hur många procent av kostnaden ska arbetsgivaren respektive privatpersonen betala?

Svar:
Denna fråga finns inte reglerad i lag eller avtal centralt, men som alltid får Du se om kollektivavtalet har reglerat frågan. Är det denna typ av resor ofta förekommande så kan ni naturligtvis reglera frågan genom ett lokalt avtal. Ett förslag kan vara att den anställde själv får betala mellanskillnaden för enkel- respektive dubbelrum. Hur välvilligt ni gör denna bedömning kan bero på hur mycket den anställde reser eller kanske kopplingen till er
personalpolitik.

Fråga:
Vilka regler gäller för utlandstraktamenten när den anställde blir bjuden på alla måltider?

Svar:
RSV:s normalbelopp för respektive land reduceras med en procentsats av det skattefria utlandstraktamentet enligt följande:

Helt fri kost 85 procent
Lunch och middag 70 procent
Lunch eller middag 35 procent
Frukost 15 procent

Fråga:
Måste det alltid vara övernattning förenad med tjänsteresa för att helt dagtraktamente ska gälla?

Svar:
Helt dagtraktamente betalas ut vid tjänsteresa
för varje hel dag mellan kl 06.00 och 24.00 som är förenad
med övernattning.
Som hel dag anses även avresedagen om resan börjat före
kl 12.00 och hemkomstdagen om resan avslutats efter kl 19.00.

Fråga:
Vid tjänsteresor med flyg och tåg serveras ibland lättare måltider. Ska traktamentena reduceras på grund av denna måltid?

Svar:
Måltider som serveras på allmänna transportmedel ska inte reducera traktamentet om kostnaden för måltiden ingår i biljettpriset. Det innebär då att biljetten inte kunnat köpas exklusive måltid.

Fråga:
En av våra anställda kommer att vara på språkkurs i England under två veckor. Under helgen är hon ledig, det förekommer ingen utbildning dessa dagar. Har hon ändå rätt till traktamente?

Svar:
Ja, hon har rätt till traktamente även över helgen. Tjänsteresan betraktas som avslutad först när hon kommit tillbaka till bostaden eller arbetsplatsen.

Fråga:
Är det upp till arbetsgivaren att bestämma vilken milersättning som ska utbetalas till de anställda som använder egen bil i tjänsten?

Svar:
Ja, det finns ingen övre gräns för milersättningens storlek. Däremot måste arbetsgivaren dra preliminär skatt och betala sociala avgifter på den del som överstiger 16 kronor per mil.

Fråga:
Vi har anställda som kommer att arbeta med traktamente under en längre tid framöver. Gäller tremånadersregeln oavsett om man arbetar på annan ort inom eller utanför i Sverige?

Svar:
Ja. Tremånadersregeln innebär att det skattefria dagtraktamentet reduceras när man arbetat på en och samma ort under en längre tid än tre månader i en följd. Regeln gäller både vid tjänsteresa i Sverige och utomlands.

Fråga:
I samband med arbete med kontrolluppgifterna behövde jag arbeta över några helger. Jag bor två mil från arbetsplatsen och min arbetsgivare ersätter resorna i samband med övertiden. Ska ersättningen behandlas som milersättning vid tjänsteresor?

Svar:
Nej, detta avser vanliga resor mellan bostad och arbetsplats och dessa kan du begära avdrag för i din deklaration. Om arbetsgivaren betalar ut milersättning är detta att betrakta som lön.